2020年轉(zhuǎn)眼就只剩下不到100天了，一年一度讓律所市場團(tuán)隊(duì)瘋狂又顫抖的榜單申報(bào)季也即將開始了。

到底什么時(shí)候應(yīng)該開始著手準(zhǔn)備來年的申報(bào)材料，答案是：從現(xiàn)在開始已經(jīng)不算早了。

一想到這一點(diǎn)，即便是經(jīng)驗(yàn)非常豐富的律所市場團(tuán)隊(duì)成員恐怕也會(huì)驚出一身冷汗。毫無疑問，錢伯斯、法律500強(qiáng)、IFLR 1000等等——各種律師、律所榜單申報(bào)工作足以讓一支精銳的市場團(tuán)隊(duì)陷入癱瘓。該如何提高效率、避免在申報(bào)季陷入手忙腳亂的狀態(tài)？

以下這套七步法或許能讓你的申報(bào)季變得高效、輕松、有條不紊。

1. 指定專人負(fù)責(zé)管理所內(nèi)的申報(bào)流程

由于市場營銷團(tuán)隊(duì)的人基本上都是身兼數(shù)職，因此監(jiān)督律師/合伙人及時(shí)回復(fù)、修改、補(bǔ)充申報(bào)材料的過程很有可能會(huì)被遺漏。

如果沒有專人負(fù)責(zé)管理、跟進(jìn)整體流程，很有可能直到榜單公布、某位認(rèn)為自己應(yīng)該上榜卻未能上榜的律師提出質(zhì)疑的時(shí)候，你才能發(fā)現(xiàn)這些疏漏。

2. 制定策略

提前收集分析你所在的團(tuán)隊(duì)、律所今年的排名情況，與競爭對(duì)手進(jìn)行橫向比較。對(duì)律所上榜的業(yè)務(wù)與律師/合伙人對(duì)申報(bào)材料的參與度、客戶反饋信息之間的關(guān)系進(jìn)行細(xì)致分析，以確保所內(nèi)重點(diǎn)業(yè)務(wù)的合伙人有意愿參與到本年度申報(bào)工作中來。

3. 申報(bào)所有對(duì)律所客戶有重大影響的業(yè)務(wù)領(lǐng)域

重新審視律所的關(guān)鍵客戶，將他們的重點(diǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域、主要發(fā)展方向作為律所申報(bào)的重點(diǎn)領(lǐng)域，在這些領(lǐng)域多花些時(shí)間和業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通。

4. 在日歷上標(biāo)注所有榜單/獎(jiǎng)項(xiàng)公布的日期

你可以聯(lián)系錢伯斯、法律500強(qiáng)或者其他榜單發(fā)布機(jī)構(gòu)(或者到官網(wǎng)查看)，確定榜單/獎(jiǎng)項(xiàng)公布的準(zhǔn)確時(shí)間。

遞交申報(bào)材料的日期可能是榜單/獎(jiǎng)項(xiàng)公布前的6周到9個(gè)月中的任何時(shí)間——你需要給自己制作一張申報(bào)季日歷，準(zhǔn)確記錄不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域/獎(jiǎng)項(xiàng)遞交申報(bào)材料的截止日期。

5. 隨時(shí)收集申報(bào)材料需要的信息

最讓律所市場團(tuán)隊(duì)頭疼的是他們通常無法充分了解業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)在過去一年中拿下了哪些新客戶、完成了哪些重要交易、在哪些重要案件中獲得了勝訴。如果在申報(bào)季開始后再著手收集這些信息，往往有可能出現(xiàn)遺漏，甚至忙中出錯(cuò)。

更重要的是，律師/合伙人往往會(huì)沒有足夠的時(shí)間與合適的客戶展開溝通，讓他們?cè)诳蛻舴答伃h(huán)節(jié)對(duì)律所的工作做出積極評(píng)價(jià)——而在榜單機(jī)構(gòu)調(diào)研的過程中，客戶反饋其實(shí)和申報(bào)材料同樣重要，甚至還要更重要一些。

因此，在申報(bào)季開始前，你最好能規(guī)劃出一套流程，幫助市場團(tuán)隊(duì)第一時(shí)間了解重要的業(yè)務(wù)信息。比較常見的方式包括由專人收集“所內(nèi)要聞”的內(nèi)容及重點(diǎn)客戶入庫的信息，或者是由團(tuán)隊(duì)秘書每月或每周向市場團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一發(fā)送一次新業(yè)務(wù)清單/新客戶名單。其他需要收集的信息包括合伙人/律師發(fā)表的公開演講、專業(yè)文章，參與的其他公益活動(dòng)等等。

6. 約見各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的主管合伙人

你需要和合伙人一起決定需要在哪些業(yè)務(wù)領(lǐng)域和法域提交申報(bào)材料，讓哪些交易/案件代表律所去角逐年度最佳交易，并確保他們能對(duì)申報(bào)工作給予充分重視。

你可以通過簡短的郵件、微信或者面對(duì)面交流了解他們認(rèn)為一定要寫進(jìn)申報(bào)材料的案例清單和客戶名單，然后要求他們指定律師與你對(duì)接，以確保律師能投入足夠的時(shí)間向你提供相關(guān)案例的細(xì)節(jié)信息。

7. 及時(shí)跟進(jìn)

你需要不時(shí)提醒與你對(duì)接的律師/合伙人遞交申報(bào)材料的截止日期、目前的工作進(jìn)度以及他們需要完成的工作。